Verzettelung ist das Gegenteil von Fokussierung und raubt nicht nur Zeit, sondern auch unglaublich viel Energie. Verzettelung kann schlimmstenfalls auch die Vorstufe von Überforderung sein und sollte schnellstmöglich abgestellt werden.

Was kann man gegen Verzettelung tun? Dazu gibt es ein paar ganz entscheidende Regeln, die befolgt werden sollten.

  1. Ordnung halten

Die Grundvoraussetzung dafür ist, einen übersichtlichen Arbeitsplatz zu haben auf dem man zu jeder Zeit alles finden kann.

Sollten sich schon Berge aufgetürmt haben, gilt es, diese sowohl nach Themen wie auch chronologisch und ggf. mit Unterabteilungen zu sortieren. Am Einfachsten geht dies unter Zuhilfenahme von Leitz-Ordnern, da diese auch leichter umgeschichtet werden können. Die Leitz-Ordner sollten einheitlich und klar erkennbar beschriftet werden, welcher Inhalt sich darin befindet.

Hat sich bereits ein unübersichtliches Chaos gebildet, kann dieses entweder sukzessive oder in einer „Hauruck-Aktion“ geordnet werden.

  1. Ablagesystem schaffen

Was kann elektronisch abgelegt werden und was kommt in entsprechende Leitz-Ordner? Was kann archiviert werden und was wird nicht mehr benötigt?

Für die elektronische Ablage empfiehlt es sich, je nach Branche, ein alphabetisches oder ein nummerisches System in Word bzw. Outlook anzulegen. Dazu gibt es auch branchenspezifische Programme.

Leitz-Ordner sollten mit einem Register sowie einem entsprechenden Inhaltsverzeichnis versehen werden. Die darin abgelegten Unterlagen sollten dann wiederum alphabetisch und chronologisch abgelegt werden.

Ebenso sollte ein Verzeichnis für das Archiv angelegt werden, um abgelegte Unterlagen zu einem späteren Zeitpunkt wiederzufinden. Dafür empfiehlt sich z.B. eine einfache Excell-Tabelle, die immer wieder ergänzt wird.

Unterlagen, die ausgemistet werden können, sollten idealerweise, sofern sie persönliche Namen oder Daten enthalten, in einem Aktenvernichter geschreddert werden.

 

  • Prioritäten setzen

Das beste Tool, um hier den Überblick zu behalten, sind „To-Do-Listen“ und dann den einzelnen Aufgaben Prioritäten zuzuordnen.

  • Eine Sache nach der Anderen bearbeiten

Auch wenn es vermeintlich länger dauert ist es dennoch wichtig, immer nur an einer Sache konzentriert zu arbeiten und nicht drei Sachen gleichzeitig zu machen. Das bringt Ordnung in den Kopf und vermeidet Flüchtigkeitsfehler.

Für mehr Informationen darf ich auf meinen Artikel „Wie kann ich meine Konzentration aufrechterhalten, wenn ich viel zu tun habe?“ verweisen.