Wer kennt die Situation, dass er vor lauter Bäumen den Wald nicht sieht und Schwierigkeiten damit hat, bei der Vielzahl der anliegenden Aufgaben den Anfang zu finden?
Dazu gibt es ein gutes System nach dem von Dwight D. Eisenhower entwickelten Prinzip, um die anstehenden Tätigkeiten in Kategorien aufzuteilen.
Stelle Dir am Anfang jeden Tages folgende Fragen:
A: Was ist wichtig und dringend? => Dies sofort selbst erledigen.
B: Was ist wichtig aber nicht dringend? => Dies terminieren und selbst erledigen.
C: Was ist dringend aber nicht wichtig? => Dies an kompetente Mitarbeiter delegieren.
D: Was ist nicht wichtig und nicht dringend? => Dies wird nicht bearbeitet bzw. fliegt in den Papierkorb.
Indem Du Deine anstehenden Tätigkeiten in diese vier Kategorien aufteilst und immer wieder neu nachsortierst, gelingt es Dir relativ leicht, eine gewisse Ordnung in Deine Tagesstruktur zu bringen.
Fristgebundene Dinge beispielsweise müssen zwingend sofort nach dem Post- oder Fax- bzw. E-Mail-Eingang mit einer einwöchigen Wiedervorlage im Kalender notiert werden, um einen ausreichenden Vorlauf zu haben und um sicherzustellen, dass die Frist nicht versäumt wird.
Besprechungen, Abgabetermine, regelmäßige Bestandskontrollen für Bestellungen etc. sind ebenfalls im Kalender zu notieren, um den Überblick zu behalten.
Dazu ist es wichtig, den Fokus im Auge zu behalten und Deine To-Do-Liste entsprechend der erstellten Kriterien zu bearbeiten.
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